Skip to content

Informatie/Proces Analist FCO.

Nederland, Noord-Holland, AmsterdamFM

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een Informatie/Proces Analist FCO. voor een hoger onderwijsinstelling in Amsterdam. Heb jij zin in een uitdaging bij een interessante onderwijsinstelling en ga jij het verschil maken zodat het FMIS geheel naar wens in beheer is. Lees snel verder! Na het eerste contract zal je bij de opdrachtgever in dienst komen, dus een vaste aanstelling behoort tot de mogelijkheden.


Startdatum: Per direct

Locatie: Amsterdam
Uren: 32 uur per week 


Wat ga jij doen?

De onderwijsinstelling is overgestapt naar nieuwe bedrijfsvoeringssystemen voor de financiële, personele en facilitaire administraties. Het ontwerp van het nieuwe systeemlandschap heeft de wijze waarop bedrijfsvoerings-processen in de organisatie waren ingericht en doorgezet veranderd. Met de overstap hebben veel medewerkers enorm veel last ondervonden. De migratie naar het nieuwe systeem vraagt hand /herstel werk van medewerkers en er is soms nog onvoldoende kennis over (hoe om te gaan met) de nieuwe systemen.

Tot eind september 2022 wordt het systeem zoveel mogelijk handzaam en efficiënt gemaakt. Dit gebeurt door tijdelijke oplossingen om te zetten in structurele oplossingen, de samenhang tussen de systemen te verbeteren, en door medewerkers te trainen en te begeleiden in het gebruik van de systemen. Naar september 2022 toe moet ook de beheerorganisatie worden ingericht.

Men werkt sinds juli 2021 met het systeem Planon.


In Planon zijn de volgende FCO processen vastgelegd;

  • Ruimtebeheer registratie
  • Verhuurderscontractbeheer
  • Services contract registratie
  • Servicedesk functionaliteit (meldingen, klachten, bestellingen en reserveringen)
  • Logistieke processen
  • Meerjarenonderhoudplan voor vastgoedbeheer
  • Toegangsbeheer
  • Selfservice (meldingen, reserveringen, bestellen)


Voor een aantal processen geldt dat deze niet alleen in Planon zijn vastgelegd, maar ook een koppeling hebben met het onboarding proces van HR en inkoop/bestellen/van Finance en voor bestellingen.

Het leveren van releases en ondersteuning van Functioneel beheer ligt bijeen externe partij. Echter functioneel beheer VU is in charge voor het oplossen van issues, begeleiden en coördineren van releases van de systemen van de domeinen Finance, HR en Finance.

Van projectfase naar beheer

Er is sinds 2 jaar een kernteam verantwoordelijk gesteld voor de implementatie van de systemen en deze hebben ook de rol als Productowner. Het kernteam wordt voorgezeten door de Business owner en een Business projectleider.

Wekelijks komt dit kernteam bijeen om de voortgang te bespreken. De komende tijd staat nog in het teken van het oplossen van de resterende issues en problemen waar gebruikers veel last van hebben. Daarnaast zal de komende tijd ook de beheerfase zijn vorm moet gaan krijgen.

Dit betekent dat wij op zoek zijn naar een persoon die deze beheerfase moet gaan coördineren. Jij wordt de trekker van het kernteam dat getransformeerd wordt naar een gebruikers overleg. Daarnaast zal jij als contactpersoon functioneren naar het IT-Programmateam, functioneel beheer en de leverancier Planon. Tevens zal jij zorgdragen voor domeinoverstijgende afstemming met HR, Finance en de gebruikers.


Taken en verantwoordelijkheden

  • Voorzitter van het kernteam/gebruikers overleg
  • Adviserend naar het management team/Business owner
  • Contactpersoon naar functioneel beheer
  • Contactpersoon/coördinatie afstemming met andere domeinen zoals Finance, HR en serviceportaal
  • Planning releases VU en Planon worden van uit functioneel beheer met de voorzitter van het kernteam afgestemd.
  • Zorgdragen voor het initiëren van een gebruikersoverleg van de faculteiten v.w.b. Planon
  • Coördinatie v.w.b. issues, wensen en RFC’s
  • Zorgdragen voor goede afweging t.a.v. RFC’s en het besluitvormingsproces faciliteren
  • Communicatie richting programmateam
  • Processen en informatie analyseren en optimaliseren


Wat vragen wij van jou?

  • HBO werk en denkniveau
  • Gewend om te werken in een complexe omgeving met meerdere stakeholders
  • Affiniteit met IT, maar ook het operationele werkveld van de verschilde diensten Facilitair/ Huisvesting, HRM, Financiën.
  • Processen en informatiebehoefte kunnen analyseren, optimaliseren
  • Informatieanalyse en dit vertalen naar systemen.
  • Kennis van het facilitaire werkveld en een FMIS-systeem is een pré
  • Kennis van Planon en SAP

Competenties die passen:

  • Is standvastig en kan nee zeggen tegen stakeholders, “ met behoud van de relatie”
  • Is politiek sensitief
  • Kan beoordelen en prioriteren onder meer vanuit het grotere organisatiebelang
  • Kan vertaalslag maken van wat er bij klanten en stakeholders gebeurt 
  • Is bekend met Agile werken, bereid om trainingen te volgen
  • Werkt gestructureerd en nauwkeurig
  • Kan goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
  • Kan goede belang houden tussen inhoud en relaties
  • Kan werken in een hybride organisatie waarin nog niet iedereen Agile werkt.


Wat hebben wij te bieden?

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met zicht op verlenging en op een vast dienstverband bij de opdrachtgever;

  • Je krijgt een vast aanspreekpunt binnen Young Group, iemand die altijd voor jou klaar staat en ook contact heeft met de organisatie waar jij werkzaam bent;
  • Zomer- en winterborrel met alle medewerkers van Young Group;
  • Sparren met een team van projectmanagers met allen een eigen expertise binnen Facilitair en Huisvesting in kennissessies;
  • Een laptop en telefoon om je werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren.

Over Young Group

Young Group is een facilitair dienstverlener binnen operationeel tot strategisch niveau met de focus op vastgoed en onderwijs. Actief in facilitair management, coördinatie en uitvoering door met opdrachtgevers, naast de dagelijkse praktijk, mee te denken over de toekomst van hun organisatie. Young Group is een jong, ambitieus en gezellig bedrijf wat bestaat uit twee divisies: School Facility en Young Facility. Met onze organisatie, die zich kenmerkt met een no-nonsense mentaliteit, vormen wij een hecht team.


Vereisten

Herken jij je in bovenstaande beschrijving en ben je enthousiast geraakt? Dan ontvangen wij graag jouw cv opgesteld in het Nederlands en een motivatie waarom jij de meest geschikte kandidaat bent voor deze opdracht.


Meer informatie? Mail naar info@younggroup.nl. 

Ben jij  ZZP'er en heb jij interesse in vergelijkbare opdrachten, neem dan contact op, dan kijken we samen of we wellicht in de toekomst iets voor elkaar kunnen betekenen. 


Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Nederland, Noord-Holland, Amsterdam
FM
Nederland, Noord-Holland, Amsterdam
FM