Office Manager

Omschrijving

Kom jij ons gezellige team versterken? 

Ter uitbreiding van ons team is Young Group op zoek naar een gedreven Office Medewerker voor 24 tot 30 uur per week. Als Office Manager weet je van aanpakken, vind je het geen probleem om bij te springen in projecten bij onze klanten, ben je klantgericht en sterk op administratief vlak. Ben jij in staat om vele balletjes tegelijk in de lucht te houden en te zorgen dat alles soepel loopt op voor onze klanten en op kantoor? Wil jij werken voor een bedrijf waar veel doorgroeimogelijkheden zijn?


Startdatum: Zo snel mogelijk (startdatum in overleg)
Functieniveau: MBO werk- en denkniveau
Inzet: 24 - 30 uur per week (bij voorkeur verdeeld over 5 werkdagen)
Einddatum: 12 maanden (met intentie tot verlenging)
Salaris: Marktconform op basis van opleiding en ervaring.


Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van onze servicedesk en administratie. Daarbij wordt verwacht dat je ondersteuning biedt bij de financiële, office en HR administratie. In deze functie rapporteer je aan de operationeel manager van Young Group.


Welke verantwoordelijkheden krijg je als Office Manager:
Servicedesk
-
Eerste aanspreekpunt voor klanten en ondersteuning bij medewerkers;

- Behandelen van binnenkomende meldingen, via telefoon en mail, in ons FMIS systeem;
- Tijdig en op correcte manier opvolging geven aan en communiceren over de ontvangen meldingen;
- Doen van bestellingen en bijhouden voorraden intern en bij klanten; 
- Beheren reserveringen van onze deelauto’s en leenapparatuur;
- Ondersteuning bij opstellen van contracten en bevestigingen naar leverancier of opdrachtgevers; 
- Ondersteuning bij het invullen van de capaciteitsplanning en invulling van het dagrooster; 

- Opstellen van werkinstructies en het instrueren en begeleiden van huismeester, facilitair medewerker; 

- Invallen bij uitval of piekbelasting in de dienstverlening bij opdrachtgevers.


Office
- Organiseren van bijeenkomsten op kantoor;
- Inventarisbeheer en gebruiksovereenkomsten opstellen;
- Debiteuren/crediteuren administratie beheren;
- Personeelsadministratie invoeren en beheren; 
- Contractbeheer door bewaken van termijnen en evaluaties;
- Beheren van projectadministraties;
- Voorbereiden van overleggen, agenda opstellen en notuleren.

Wat breng je met je mee?

- MBO+ niveau met minimaal 3 tot 5 jaar werkervaring of HBO starter met 1 tot 2 jaar werkervaring;

- Ervaring met een FMIS systeem is verreist, grote pre voor FMIS Axxerion;

- Goede beheersing van Nederlands en Engelse taal;

- Affiniteit met Facility en huisvesting is een grote pre;

- Een commerciële instelling met focus op resultaat;

- Een flexibele werkhouding en in staat om zelfstandig, proactief en doelgericht te werken;

- Minimaal 24 tot 30 uur per week beschikbaar per week ( bij voorkeur verdeeld over 5 dagen)


Young Group

Young Group is een facilitair dienstverlener van operationeel tot strategisch niveau met de focus op vastgoed en onderwijs. Actief in facilitair management, coördinatie en uitvoering door met opdrachtgevers, naast de dagelijkse praktijk, mee te denken over de toekomst van hun organisatie. Young Group is een jong, ambitieus en hecht bedrijf wat bestaat uit de divisies: School Facility en Young Facility. Het team bestaat uit ongeveer 35 fte waarvan er een aantal op ons kantoor te Amsterdam werken en een aantal verspreid door het land op onze projecten. Onze organisatie, kenmerkt zich door de no-nonsense mentaliteit, gedrevenheid en deskundigheid.


Wat heeft Young Group te bieden:

- Een arbeidsovereenkomst bij een jong een groeiende organisatie;
- Een zelfstandige functie, waar veel ruimte is voor eigen initiatieven en input;
- De mogelijkheid om een training/workshop te volgen binnen jouw functie;
- Naast het harde werken wordt er regelmatig aan onze voetbaltafel gespeeld;
- Elke vrijdagmiddag wordt de dag afgesloten met een borrel op kantoor.




Vereisten

Herken jij je in bovenstaande beschrijving en ben je enthousiast geraakt? Solliciteer dan via onderstaande button en dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op!